نامه رسمی انگلیسی
نامه رسمی انگلیسی
اگر دانشجو، کارمند و یا مدیر برتر یک شرکت هستید دیر یا زود نحوه نوشتن نامه رسمی انگلیسی را یاد می‌گیرید. برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی باید با اطلاعات و قوانینی آشنا شوید زیرا نوشتن این نامه همانطور که از نامش پیدا است باید به صورت کاملاً رسمی نوشته شود و از هر گونه ایده شخصی، شوخی و یا عبارات غیررسمی خودداری شود. تنها چیزی که باید در نامه رسمی استفاده شود، حقایق و عبارات رسمی است. همچنین هنگام نوشتن نامه رسمی انگلیسی باید دقت کنید که تمام عبارات را در نهایت سادگی و وضوح به کار ببرید.

همانطور که ذکر شد نوشتن نامه رسمی انگلیسی دارای قواعد و اصول خاصی است. به بیانی دیگر برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی باید براساس گام‌هایی مشخص پیش رفت که در این مقاله به آنها خواهیم پرداخت.

مراحل نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی
مراحل نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی
نامه‌های رسمی معمولاً دارای ساختارهای متنوعی هستند که بسته به موقعیت، گیرنده نامه و… متفاوت است. نامه رسمی در حقیقت یک مقاله و یا نوع خاصی از نوشته آموزشی نیست و برای نوشتن نامه رسمی انگلیسی باید به جزئیات زیادی توجه کرد اما آنچه به عنوان مهم‌ترین ملاک برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی، عدم استفاده از عبارات غیر رسمی است. برای نوشتن نامه رسمی انگلیسی نیز با مراحلی را طی کرد تا به ساختار درستی از این نامه دست پیدا کرد. نکاتی که در نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی نیاز دارید به شرح زیر است:

آدرس
در اولین بخش از نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی باید آدرس خود و آدرس فرد گیرنده را یادداشت کنید. نوشتن آدرس خود بسیار مهم است زیرا شما نامه را می‌‌نویسید تا از فرد گیرنده پاسخ، دریافت کنید. همچنین محل درج آدرس فرد فرستنده، قسمت بالا و سمت راستِ نامه است. محل نوشتن آدرس فردی گیرنده نیز قسمت پایینی آدرس فرستنده و در گوشه سمت چپ نامه است.

تاریخ
نوشتن تاریخ نیز یکی از موضوعاتی است که در نوشتن نامه، چه رسمی و چه غیررسمی، باید رعایت شود اما قانونِ مشخصی در بابِ محل درج تاریخ وجود ندارد و افراد می‌توانند در بخش‌های مختلفی از نامه آن را درج کنند. فرستندگان معمولاً تاریخ روز را در بخش پایین و راست نامه و یا سمت راست و پایین محل آدرس درج می‌کنند. همچنین خوب است بدانید که در نوشتن تاریخ، بهتر است برای نشان دادن ماه مربوطه به جای عدد از کلمه استفاده کنید.

احوال‌پرسی
احوال‌پرسی و یا همان Greetings مرحله‌ای بسیار مهم در نوشتن نامه رسمی انگلیسی است زیرا این بخش از نامه شامل اولین اطلاعاتی است که حقیقتاً برای فرد گیرنده اهمیت دارد. همچنین برای نوشتن این بخش با ۲ نوع Salutation مواجه هستیم که عبارتند از:

1. در این نوع از Salutation فرد گیرنده را می‌شناسیم و در نتیجه نام او را می‌نویسم. در این نوع از salutation نیز می‌توانیم ابتدا از عبارات استانداری مانند Dr، Mr، Mrs و… استفاده کنیم سپس نام فرد را اضافه کنیم. همچنین در صورتیکه فرد گیرنده خانم باشد و اطلاع دقیقی از وضعیت تأهل وی نداشته باشید خوب است از عبارت Ms پیش از نام او استفاده کنید. عبارت زیر مثالی از نوعِ ۱ salutation است:

Dear Ms Williams

2. نوع دوم از salutation فرد گیرنده را نمی شناسیم و درنتیجه نام او را نیز نمی‌دانیم. در شرایطی مشابه این حالت می‌توان از عبارت Sir یا Madame یا عبارت To Whom it May Concern استفاده کرد. همچنین در صورتیکه از جنسیت فرد گیرنده اطلاع نداشتید می‌توانید از عبارتی مانند Dear استفاده کنید مانند مورد زیر:

Dear Sony Music

پس از اینکه فرد موردنظر را خطاب قرار دادید باید آنچه که می‌خواهید را در ساختاری سازمان‌یافته بنویسید. هر کدام از پاراگراف‌هایی که می‌نویسید باید هدفی داشته باشد. به بیانی دیگر هیچ کدام از قسمت‌های نامه شما نباید بی‌دلیل یا بی‌هدف باشد. در ادامه به اطلاعات بیشتری درباره بخش‌های مختلف نامه رسمی می‌پردازیم.

مقدمه
بعد از مرحله salutation نوبت به متن نامه می‌رسد. اولین پاراگرافِ نامه، مقدمه است و همانطور که از نامش پیدا است مقدمه‌ای از هدف کلی نامه را در اختیار گیرنده قرار می‌دهد. یکی از عباراتی که در نوشتن مقدمه رایج است استفاده از اصطلاحات تشکرآمیز و یا معرفیِ خود است. برای درک بهتر به مثال زیر توجه کنید.

Dear Mr. Anders,

Thank you for taking the time to meet with me last week. I would like to follow up on our conversation and have a few question for you.

بدنه اصلی متن نامه انگلیسی
بدنه اصلی متن یا Body به همان پاراگراف‌هایی که بعد از بخش مقدمه می‌آید گفته می‌شود. این بخش از نامه درحقیقت شامل اطلاعات اصلی نامه می‌شود و هدف اصلی از نوشتن نامه به انگلیسی را گسترش می‌دهد. مثال زیر نمونه‌ای از پاراگراف Body یا همان Body Paragraph است.

Our project is moving forward as scheduled. We’d like to develop a training program for staff at the new locations. To this end, we have decided to rent out space in the local business exhibition center. New staff will be trained by our experts in personnel for three days. In this way, we’ll be able to meet demand from the first day.

بخش انتهایی
بخش انتهایی نامه نیز آخرین قسمت نامه است که باید احساس پایانی که گیرنده منتقل کند. نمونه زیر مثالی از بخش انتهایی یک نامه رسمی است.

Thank you for your consideration of my suggestions. I look forward to an opportunity to discuss this matter further.

نکاتی درباره نوشتن نامه رسمی انگلیسی
در نوشتن نامه رسمی انگلیسی بهتر است به نکاتی توجه شود که در ادامه به برخی از آنها می‌پردازیم.

1. همواره در آغاز نامه رسمی انگلیسی بهتر است دلیلی را مطرح کنید. برای مثال اگر هدف شما از نوشتن نامه تقاضایی برای کسب اطلاعات از فرد گیرنده است خوب است با نامه را با عبارات زیر شروع کنید.

…I am writing to inform you about

…I am writing to ask/ inquire about

…I am writing to inform you that we have not yet received payment for

2. همانطور که پیش‌تر ذکر شد استفاده از عبارات تشکرآمیز در نامه‌های رسمی بسیار رایج بوده که البته استفاده از این عبارات، بیشتر مربوط به زمانی است که شما در پاسخ به نامه کسی دیگر نامه می‌نویسید، می‌خواهید قدردانی خود را نسبت به یک مصاحبه کاری نشان دهید و… . در ادامه چند نمونه از عبارات تشکرآمیز را مشاهده می‌کنید.

…Thank you for your letter of (date) inquiring about

…We would like to thank you for your letter of (date) asking for / requesting information about

…In response to your letter of (date), we would like to thank you for your interest in

همچنین در صورت درخواست کارِ خاصی از گیرنده نامه می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید:

I would be grateful if you could + Verb

Would you mind + Verb + ing

…Would it be too much to ask that

عبارات زیر نیز برای پیشنهاد کمک به گیرنده نامه استفاده می‌شود:

I would be happy to + Verb

We would be pleased to + Verb

3. همانطور که پیش‌تر ذکر شد بخش انتهایی باید حس پایانی به گیرنده نامه منتقل کند. همچنین استفاده از عباراتی که نشان بدهد شما مشتاق به دیدار مجدد با فرد هستید در این بخش رایج است. به عبارات زیر توجه کنید.

I look forward to meeting / seeing you.

I look forward to meeting you next week.

همچنین هنگامی که از گیرنده نامه می‌خواهید در صورتِ درخواست کمک به شما بگوید می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید

Please do not hesitate to contact me if you have any questions regarding this matter.

If you need any further assistance please contact me.

4. پس از نوشتن بخش انتهایی نامه می‌توان از عبارات زیر استفاده کرد.

Yours faithfully,

Yours sincerely,

عبارات فوق درحقیقت مهری بر شروع نامه انگلیسی هستند. همچنین بعد از استفاده از این عبارات باید نامه را صورت دستی امضا کنید. نام شما به عنوان فرد فرستنده نیز باید پس از امضا موجود باشد.

در زیر می‌توانید نمونه یک نامه رسمی انگلیسی را مشاهده کنید:

مفاهیم اقتصاد

ثبت سفارش چیست؟

یکی از الزامات واردات کالا به کشور، تهیه نامه انگلیسی سفارش کالا و پیش از آن دریافت مجوز ثبت سفارش از سازمان توسعه تجارت به‌عنوان یکی از زیرمجموعه های وزارت صنعت، معدن و تجارت است.

براین اساس، نامه انگلیسی پیش فاکتور از فروشنده و ثبت سفارش از مراحل و گام‌های اولیه واردات کالاست. مجوز ثبت سفارش فایلی است که توسط سازمان توسعه تجارت ایران صادر می‌شود و روی آن شماره هشت رقمی مجوز ‌ و تاریخ مجوز ثبت سفارش همراه شماره و تاریخ پروفرما و نام شرکت خارجی که می‌تواند شرکت وارد‌کننده باشد، درج می‌شود. مشخصات کالای ثبت سفارش در صورتی که تعدادشان زیاد باشد در برگه‌های جداگانه به مجوز ثبت سفارش ‌ضمیمه می‌شود. حق ثبت سفارش عبارت از میزان و مبلغی است که به موجب قانون و بودجه هرسال تعیین می‌شود و به بعضی کالاهای وارده به کشور اعم از این که از طریق سیستم بانکی یا خارج از سیستم بانکی سفارش داده شده باشد، تعلق می‌گیرد‌. به نظر می‌رسد هدف از ایجاد سیستم ثبت سفارش کالا ثبت آماری و کنترل ضوابط فنی برای کالاهای وارداتی توسط دولت باشد.

مراحل ثبت سفارش برای واردات کالا

1 ـ آگاهی از تعرفه کالای مورد ثبت سفارش

2 ـ اخذ پروفرما از فروشنده کالا

3 ـ مراجعه به معاونت بازرگانی خارجی برای تکمیل فرم ثبت سفارش

4 ـ اخذ مجوز ورود کالا طبق جدول مقررات صادرات و واردات از سازمان‌های ذی‌ربط

5 ـ مراجعه به شرکت بیمه و اخذ بیمه‌نامه

6 ـ اقدام به ثبت سفارش در بانک واسطه معامله به منظور ثبت سفارش کالا (پس از تکمیل فرم تقاضا برای گشایش اعتبار به انضمام فرم بانکی، پروفرما، بیمه‌نامه و اجازه نامه نسبت به پرداخت حق ثبت سفارش اقدام می‌شود).

این سامانه شامل تمامی فعالیت های مجاز برای ثبت کالا و سفارش کالاهای مجاز می باشد. در این بین نیاز به تأیید مدیران مافوق وجود خواهد داشت. هدف از این سامانه ثبت سفارش کالا و راه اندازی فرایندی برای تهیه کالای مربوطه می باشد. همچنین ممکن است در خلال ثبت سفارش کالا، کالایی جدید وارد سیستم شده باشد که باید کالای مربوطه نیز طی فرایندی ثبت شود.

برخی از ویژگی های این سیستم به شرح زیر است:

- امکان import / export کالا در فرم با فرمت فایل excel

- اجرای فرآیند بررسی کالا از زمان ثبت تا تأیید نهایی کالا

- تخصیص هر مرحله از فرآیند به شخص یا بخش مربوطه به صورت اتوماتیک

- اجرای فرآیند ثبت سفارش از زمان ثبت تا خرید کالا و تحویل به انبارداری

- امکان انتخاب گروهی چندین نمونه فرآیند و هدایت آن ها به مرحله های بعد به منظور جلوگیری از اتلاف وقت

- امکان پیگیری وضعیت فرآیندهای اجرا شده و اطلاع از وضعیت آن ها

- کنترل دسترسی بخش های مختلف در هر مرحله از فرآیند

- امکان گزارش گیری به صورت نموداری، متنی و تجمیعی با توجه به وضعیت فرآیند، نوع پرداخت، رسته کالا و ...

- نظارت و مانیتورینگ برروی هر مرحله از فرآیند (مدت زمان سپری شده به وسیله هر شخص)

- امکان تعریف شاخص برای هر فرآیند و یا هر مرحله از فرآیند

- وجود کارتابل اختصاصی برای هر شخص درگیر در فرآیند

- امکان ارتباط با شرکت های خارجی با سیستم های دیگر از طریق web service (خواندن موجودی انبار از سیستم دیگر در زمان ثبت سفارش / به روزرسانی موجودی انبار در سیستم دیگر پس از تأیید سفارش)

- قابلیت اتصال به سایر دیتابیس ها برای دریافت اطلاعات مورد نیاز

- اطلاع رسانی در مراحل مختلف فرآیند به وسیله ایمیل انگلیسی و پیامک

- امکان پیوست فایل با تعریف پسوند و حجم مجاز

- چاپ اطلاعات   دریافت کالا

- تعیین استفاده کنندگان از نامه نگاری سفارش کالا به انگلیسی

۰ تا ۱۰۰ نوشتن نامه اداری انگلیسی: هر آنچه باید بدانید
۲۰ آبان ۱۳۹۹
|
 زمان مطالعه: ۱۲
|
۴۲۹۹ بازدید
نامه اداری یک متن رسمی (فرمال) است که معمولاً برای شرکت­‌ها، مؤسسات و کارمندان ارسال می‌­شود. برای نوشتن این متن­‌های رسمی باید اصول و قواعد بخصوصی را رعایت کنیم. در مقابل نامه اداری، نامه­‌های غیررسمی هستند که برای خانواده و دوستان ارسال می‌­شود که قوانین خاصی برای نوشتن آن‌ها وجود ندارد. با این حال که امروزه ارسال نامه الکترونیکی (ایمیل) راه سریع و راحتی برای برقراری ارتباط است، اما هنوز نامه اداری کاغذی برای ارسال اطلاعات مهم استفاده می‌­شود.

نوشتن نامه اداری بر خلاف تصور بسیاری، کار دشواری نیست. به طور کلی زبان پیچیده‌­ای در این متن­‌های رسمی به­‌کار نمی‌­رود. در نوشتن نامه اداری تلاش می­‌کنیم با پرهیز از زیاده‌­گویی، حرفمان را صریح و مستقیم به خواننده منتقل کنیم. اگر می‌خواهید سبک نامه‌نگاری انگلیسی ترامپ دامن‌ شما را نگیرد، خواندن ادامه می‌تواند نجات‌بخش باشد!

حالا وقت آن رسیده که اصول نامه نگاری انگلیسی و تمام نکاتی که برای نوشتن یک نامه­ اداری نیاز دارید را فرا بگیرید؛ نگران نباشید اگر حوصله یادگرفتن این همه مطلب را ندارید، چند نمونه نامه اداری آماده هم برایتان آورده‌ایم که به راحتی بتوانید آن­‌ها را دانلود و متناسب با متن نامه اداری خودتان ویرایش کنید. بریم سراغ یادگیری!

اصول نامه­ نگاری انگلیسی چیست؟
نامه ­نگاری انگلیسی لحن خودمانی و محاوره‌­ای که بیشتر در ایمیل­‌ها دیده می­‌شود، ندارد؛ بیشتر حالت تخصصی و کمی دوستانه دارد. جملات و حرف­‌ها شفاف و واضح هستند و از دوپهلو نوشتن در آن خودداری می‌شود! حرف‌­های مهم باید در ابتدای نامه به صورت مختصر و مؤثر بیان شود.

می­‌توانیم در هنگام نگارش، کلمات یا عبارات مهم را بولد یا هایلایت کنیم تا تاثیرگذاری بیشتری داشته باشد. معمولاً فونت انگلیسی در نامه‌نگاری‌­های رسمی فونت Times New Roman با سایز 12 است. برای مشخص‌کردن هر پاراگراف، می­‌توانید بین آن­‌ها یک خط فاصله بگذارید و یا خط اول پاراگراف جدید را مقدار کمی جلوتر شروع کنید؛ به مثال زیر توجه کنید:

I am writing to inquire about the Shadab fitness sports club. I am a first-year student at Western College, and I have discovered that my college does not provide any sports facilities for the student.                                                                                                                                                                       Firstly, I wonder if you could give me a small overview of the facilities which are available to the members.    ۱ 
I am writing to inquire about the Shadab Fitness sports club. I am a first-year student at Western College, and I have discovered that my college does not provide any sports facilities for the student.                                                                                                                                                               Firstly, I wonder if you could give me a small overview of the facilities which are available to the members.    ۲  
لطفا برای محکم‌کاری از هر دو روش­ استفاده نکنید!

خب حالا کمی جلوتر بریم! چه بخش‌­هایی در نامه وجود دارد؟ چه چیزهایی باید بنویسیم و چگونه یک نامه اداری اصولی، استاندارد و فوق‌العاده داشته باشیم!

نوشتن نامه اداری
 
هفت عضو اصلی نامه رسمی انگلیسی
نامه‌­های اداری بسته به هدف و مخاطبی که دارند می‌­توانند اجزای مختلفی داشته باشند. اما تقریباً همه نامه‌های اداری یک سری اجزای ثابت دارند. در ادامه این اجزاء را بررسی خواهیم کرد.

موضوع: اصلی­‌ترین بخش! (Subject line)
نامه اداری با هر هدفی که نوشته شود، باید همان ابتدا موضوع به صورت کاملاً شفاف و دقیق بیان شود. به عنوان مثال: موضوع نامه می‌تواند پیام تبریک و یا تبلیغ یک محصول، شکایتی از یک اتفاق و یا پیشنهاد خاصی باشد. اگر موضوع و هدف نامه مشخص نباشد، احتمال برداشت اشتباه و یا ردشدن نامه زیاد می­‌شود. لطفاً موضوع نامه را با وسواس زیادی انتخاب کنید!

اطلاعات تماس: چطور با شما در ارتباط باشند؟ (Contact information)
در یک نامه اداری حتماً اطلاعات تماس شامل: نام کامل، شماره تماس، آدرس و ایمیل اشاره شود. این اطلاعات معمولاً در بالای صفحه می‌آیند و در زیر آن اطلاعات شخص گیرنده و تاریخ قرار می‌گیرد. اگر فرد گیرنده بخواهد جواب نامۀ شما را بدهد باید اطلاعات تماس شما را داشته باشد. پس این قسمت را فراموش نکنید!

سلام و احوال پرسی: بدون سلام هم مگه می‌­شه نامه نوشت؟! (Greeting)
در ابتدای نامه باید نوعی ادای احترام به خواننده داشته باشیم. البته باید دقت داشته باشید که اسم و لقب مخاطب را به درستی بنویسید. در واقع این همان Heading است. مانند: Dear Mr. Johnny. برای آقایان از پیش­وند Mr. استفاده می­‌کنیم اما برای بانوان پیش­وندها کمی پیچیده­‌تر می­‌شود. برای بانوان متاهل از Mrs. و برای بانوان دوشیزه از Miss استفاده می‌­کنیم؛ اما اگر اطلاعی از وضعیت تاهل نداشته باشیم چه کار کنیم؟ پیش­وند Ms. برای این مواقع ساخته شده است که هم برای خانوم مجرد و هم متاهل کاربرد دارد. حال اگر نام فرد گیرنده نامه را نمی­‌دانید، عناوین به کمک ما می‌­آیند. عناوین شغلی یا عناوین ویژه­‌ای مانند: دکتر Dr.، پروفسور Prof.، کاپیتان Capt.، سرگرد Maj.، سرهنگ Col.، ژنرال Gen.، لرد Lord و بانو Lady.

مقدمه کوتاه: شروعی جذاب! (A brief introduction)
داشتن یک مقدمه کوتاه، نه تنها مؤدبانه است بلکه می‌تواند نظر مخاطب را به خود جلب کند. به قول معروف گربه را دم حجله بکش! اینکار می­‌تواند با جملات مؤدبانه و یا آرزوی سلامتی انجام شود.

هدف اصلی از نوشتن نامه: وقتشه کامل توضیح بدی! (The main purpose of the letter)
حالا رسیدیم به بدنه اصلی نامه. این بخش، متن اصلی نامه و هدف شما از نوشتن نامه را نشان می‌دهد. متن اصلی نامه نباید بیش از یک صفحه باشد چون قطعاً خوانندۀ نامه را خسته می‌کند؛ بنابراین، به زبان خلاصه و خیلی دقیق موضوع اصلی نامه را بیان کنید.

پایانِ نامه: هرچیزی پایانی هم دارد! (Closing)
همیشه در پایانِ نامه برای قدردانی جمله‌ای نوشته می‌شود. بعضی عباراتِ پایانی رسمی و برخی دیگر غیررسمی هستند. باید توجه داشت که حرف اول این عبارات باید با حرف بزرگ نوشته شده باشند. کمی پایین‌تر انواعی از این عبارات را بررسی می­‌کنیم.

امضا: یک امضای زیبا مُهرِ پایانِ نامه! (Signature)
در پایان نامه معمولاً امضای ارسال‌کننده که شامل نام فرستنده نامه است، آورده می‌شود. اشاره به نام خود در پایانِ نامه کافی است. امضا بهتر است با قلمی با جوهر مشکی زده شود.

اصول نوشتن نامه اداری چیست
 
عبارات و اصلاحات رایج در نامه‌ اداری انگلیسی
راه‌­های زیادی برای ارتباط با دوستان و نزدیکانمان وجود دارد. ایمیل، چت در شبکه‌­های اجتماعی، پیامک و … . در این روش‌­ها به زبان ساده جملات را می‌­نویسید و برای آن­‌ها ارسال می­‌کنید. بارها و بارها برای دوستان خود نامه می­‌نویسید و جواب دریافت می­‌کنید، بدون اینکه به قالب نامۀ نوشته‌شده دقت کنید.

اما در نامه اداری رسمی عبارات و اصطلاحات خاصی استفاده می‌­شود که در ادامه به صورت دسته‌بندی‌شده آن­‌ها را بررسی می­‌کنیم. گاهی حتی متبحرترین افراد در زبان انگلیسی نیز از نوشتن نامه اداری و رسمی خودداری می­‌کنند! در نوشتن نامه اداری دانش گرامری و گسترۀ وسیع دایره واژگان کافی نیست؛ بنابراین، باید از قالب­‌های پرتکرار و استاندارد نامه اداری استفاده کنیم؛ باید در حداقلِ کلمات و جملات، حداکثر مفهوم را به مخاطب منتقل کنیم. در ادامه یک عالمه اصطلاح پرتکرار آورده‌ایم، آن‌ها را از دست ندهید!

Dear Mr AndersonDear Ms Nickerson Dear SirDear SirsDear MadamDear Sir or MadamGentlemen    Salutation
سلام و تعارفات
We are writing to inform you that … to confirm … to request … to inquire about …I am contacting you for the following reasons. I recently read/heard about … and would like to know …Having seen your advertisement in …, I would like to …I would be interested in (obtaining/receiving) …I received your address from …      and would like to   …I am writing to tell you about …    Starting
آغاز نامه  
Thank you for your letter of March 15 …Thank you for contacting us. In reply to your request …Thank you for your letter regarding … Concerning our telephone conversation yesterday Further to our meeting last week …It was a pleasure meeting you in London last month. I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo. I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday . . .    Referring to previous contact
اشاره‌کردن به تماس‌­های قبلی  
We would appreciate it if you would …I would be grateful if you could…Could you please send me . . .Could you possibly tell us/let us have…In addition, I would like to receive …It would be helpful if you could send us …I am interested in (obtaining/receiving…)I would appreciate your immediate attention to this matter. Please let me know what action you propose to take.    Making Request
درخواست کردن  
We would be happy to …Would you like us to …We are quite willing to …Our company would be pleased to …    Offering
پیشنهاد دادن  
We are pleased to announce that …I am delighted to inform you that …You will be pleased to learn that …    Giving Good News
دادن خبر­خوش
جواب مثبت به پیشنهادات
We regret to inform you that …I’m afraid it would not be possible to …Unfortunately we cannot/we are unable to …After careful consideration, we have decided (not) to …    Giving Bad News
دادن خبر­ بد
عدم قبول پیشنهاد
I am writing to express my dissatisfaction with …I am writing to complain about …Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. We regret to inform you that our order n°— is now considerably overdue. I would like to query the transport charges which seem unusually high.    Complaining
شکایت
اعتراض‌کردن
We are sorry for the delay in replying …I regret any inconvenience caused would like to apologize for (the delay/the inconvenience) …Once again, I apologize for any inconvenience.    Apologizing
عذر­خواهی کردن
Thank you for your quotation of …We are pleased to place an order with your company for …We would like to cancel our order n°…Please confirm receipt of our order. I am pleased to acknowledge receipt of your order n°…Your order will be processed as quickly as possible. It will take about (three) weeks to process your order. We can guarantee delivery before …Unfortunately these articles are no longer available/are out of stock.    Orders
سفارشات
Please send us your price list. You will find enclosed our most recent catalogue and price list. Please note that our prices are subject to change without notice. We have the pleasure of enclosing a detailed quotation. We can make you a firm offer of …Our terms of payment are as follows :    Prices
قیمت­‌ها
Our records show that we have not yet received payment of …According to our records …Please send payment as soon as possible. You will receive a credit note for the sum of …    Referring to Payment
اشاره به پرداخت سفارشات  
I am enclosing …Please find enclosed …You will find enclosed …    Enclosing Documents
ضمیمه‌کردن اسناد  
If we can be of any further assistance, please let us know if I can help in any way, please do not hesitate to contact me if you require more information …For further details …Thank you for considering this thank you for your help. We hope you are happy with this arrangement. We hope you can settle this matter to our satisfaction.    Closing Remarks
نکات پایانی
We look forward to a successful working relationship in the future we would be (very) pleased to do business with your company. I would be happy to have an opportunity to work with your firm    Referring to Future Business
ابراز امیدواری از روابط تجاری در آینده
I look forward to seeing you next week looking forward to hearing from you I look forward to meeting you on the 15thI would appreciate a reply at your earliest convenience. An early reply would be appreciated.    Referring to Future Contacts
ابراز امیدواری از ارتباطات بیشتر در آینده
Sincerely,  …   {Yours sincerely, } (for all customers/clients)Sincerely yours, }Regards, (for those you already know and/or with whom you already have a working relationship.)    Ending Business Letters
تمام‌کردن نامه‌های تجاری
 
نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی: نکات + نمونه استاندارد
قبل از بررسی یک نمونه نامه اداری، مروری بر نکات اصلی نگارش نامه داشته باشیم.

همیشه در آغاز نامه رسمی به زبان انگلیسی دلیل نوشتن را مطرح کنید. برای مثال اگر هدف شما از نوشتن نامه تقاضایی برای کسب اطلاعات از فرد گیرنده است، می‌توانید نامه را با عبارات زیر شروع کنید:
I am writing to inform you about …

I am writing to ask/ inquire about …

استفاده از عبارات تشکرآمیز در نامه‌های رسمی بسیار رایج بوده که البته استفاده از این عبارات، بیشتر مربوط به زمانی است که شما در پاسخ به نامه کسی دیگر نامه می‌نویسید، می‌خواهید قدردانی خود را نسبت به یک مصاحبه کاری نشان دهید و… . برای مثال:
Thank you for your letter of (date) inquiring about …

We would like to thank you for your letter of (date) asking for information about …

و اگر درخواست کار دیگری از گیرنده نامه دارید، می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید:

I would be grateful if you could …

Would you mind …

Would it be too much to ask that …

بخش انتهای نامه باید حس تمام‌شدن را به خواننده منتقل کند. استفاده از عباراتی که نشان بدهد شما مشتاق به دیدار مجدد با فرد هستید هم در این بخش رایج است. به عبارات زیر توجه کنید:
I look forward to meeting / seeing you

I look forward to meeting you next week

پس از نوشتن بخش انتهایی نامه می‌توان از عبارات زیر استفاده کرد:
Yours faithfully,

Yours sincerely,

عبارات فوق در حقیقت مُهری بر اتمام نامه هستند. همچنین بعد از استفاده از این عبارات باید نامه را بصورت دستی امضا کنید. نام شما به عنوان فرد فرستنده نیز باید پس از امضا موجود باشد.

نامه تجاری انگلیسی - نامه اداری رسمی
 
نامه درخواست وقت ملاقات به چه صورت نوشته می‌­شود؟
مواقعی پیش می­‌آید که می­‌خواهید نامه‌­ای به فردی یا شرکتی بنویسید که نام آن فرد را هم دقیق نمی‌­دانید، اما قرار است زمان ملاقات را هماهنگ کنید. این مدل از نامه‌­ها تفاوت کوچکی با نامه اداری دارد که اینجا به آن می­‌پردازیم. نامه درخواست وقت ملاقات نیز باید کوتاه و مختصر نوشته شود؛ بخاطر داشته باشید که هنگام نگارش آن از نوشتار خودمانی خودداری کنید!

اگر به دنبال ترجمه نامه بصورت تخصصی هستید، ترنسیس می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند.

ابتدا باید درباره فردی که برای آن نامه ارسال می­‌کنید تحقیق کرده و اهداف جلسه را برای آن فرد کاملاً واضح در نامه ذکر کنید. الصاق برخی از اسناد و مدارکی که درباره هدف جلسه باشد می‌­تواند مفید واقع شود. در انتها می‌­توانید اشاره کوچکی به تجربیات و موفقیت­‌های خود درباره همان زمینه داشته باشید.

این نامه باید شامل مکان و تاریخ دقیق ملاقات باشد. دلایل ملاقات به طور خلاصه ذکر شود. طول مدت جلسه پیشنهاد شود و در انتها ذکر شود که آن فرد یا شرکت در ملاقات با شما چه چیزی به دست می‌­آورد.

در این رابطه بخوانید
مهاجرت کاری – وقتی تابلوی تعویض کشور بالا می‌رود

یک نمونه نامه اداری استاندارد
یک نمونه واقعی نامه اداری را اینجا برای شما آورده‌ایم. این نامه دانشگاه برای قبولی دانشجو، به او ارسال شده است. جزوه‌­ای که تا الان یادداشت کردید را بررسی کنید و تلاش کنید قسمت­‌های مختلف این نامه را مشخص کنید.

December 24, 2018

Mr Smith Jackson

2384 Privet Drive

Washington 33111

Dear Mr Jackson:

Congratulations! You have been admitted to Washington State University as a WSU Online student for the fall semester of 2019. On behalf of the faculty and staff, I want you to know how pleased we are that you have chosen to become part of the Washington State University community.

At this time, we are holding a space for you in the upcoming class, and you do not need to confirm your attendance with a deposit.

Students admitted to WSU Online must complete an online advising orientation before being allowed to register for classes. Your WSU Online academic advisor will be sending you a welcome packet soon with information about how to access the orientation.

Again, congratulations, and welcome to Washington State University.

Sincerely,

Daniel Clarkson

Director of Admissions

Signature

 
نامه نگاری به سبک امریکن و بریتیش چه تفاوتی با هم دارند؟
مگه اصلا تفاوتی هم دارند؟ خب واقعیت این است که بله تفاوت­‌های اندکی دارند. جدول زیر توضیح مختصر این تفاوت­‌ها است. درنظر داشته باشید که رعایت این نکات جزئی، به رسمی­‌تر و با­کیفیت‌­ترشدن نامه کمک بسزایی می­‌کند. اما اگر حوصله یادگیری این مطالب را ندارید می‌­توانید این بخش را نادیده بگیرید و از قالب­‌هایی که در ادامه برایتان آماده کردیم، استفاده کنید.

     American Style                               British Style                               
Heading            According to the format but
usually aligned to the left    The heading is usually placed
in the top right corner of the letter
(sometimes centred)
 Date    October 19, 2005 (month-day-year)
According to the format but usually
aligned to the left two lines below the heading)    19 October 2005 (day-month-year)
Usually placed directly (or 1 blank line)
below the heading.
 Salutation    Dear Mr. /Ms. Smith:
Dear Sir or Madam:
Gentlemen:
After the salutation, there is a colon (:)    Dear Mr./Ms. Smith,
Dear Sir or Madam,
Dear Sirs,
After the salutation, there is a comma (,)
Complimentary close    Sincerely,
Sincerely yours,
Yours truly,    Sincerely,
Yours sincerely,
Yours faithfully,
 
دانلود نمونه آماده نامه اداری
وقتشه به قولی که دادیم عمل کنیم! نمونه نامه اداری را با فرمت­‌های مختلفی آماده کرده‌ایم که می­‌توانید دانلود کنید و به دلخواه خودتان آن‌ها را ویرایش کنید:

نمونه نامه اداری اول – فرمت WordDownload

نمونه نامه اداری اول – فرمت PDF Download

نمونه نامه اداری دوم – فرمت Word Download

نمونه نامه اداری دوم – فرمت PDF Download
 
ارسال نامه رسمی از طریق ایمیل
با پیشرفت سریع تکنولوژی بسیاری از نامه­‌های اداری از طریق ایمیل فرستاده می‌­شوند. معمولا از ارائه‌دهندگان سرویس‌های ایمیلی مانند: yahoo ،Hotmail و Gmail برای این هدف استفاده می­‌شود. در واقع شما با ورود به هر یک از این سیستم­‌های ارائه ایمیل، برای خود صندوق پستی می­‌سازید و می­‌توانید وارد صفحه نوشتار نامه شده و با واردکردن آدرس ایمیل مخاطب، نامه‌­ایی ارسال کنید.

 
چند نکته کاربردی برای نوشتن ایمیل انگلیسی خوب
پیام‌­هایی هم که در ایمیل در قالب یک نامه اداری فرستاده می­‌شوند از فرمت نامه‌­های اداری و رسمی پیروی می­‌کنند، مثلا: Dear Mr. در ابتدا و Thanks & Regards و مثل آن در پایان ایمیل استفاده می‌­شود.

نامه اداری که در ایمیل ارسال می­‌کنید چند بخش دارد. در بالای هر ایمیل عبارت From قرار دارد که ارسال‌کننده ایمیل را مشخص می­‌کند، یک خط پایین­‌تر، دریافت‌کننده ایمیل است که با عبارت to مشخص می‌­شود. آدرس ایمیل کسی که رونوشت نامه را دریافت می‌کند با (cc (carbon copy مشخص شده است. همچنین، در صورتی که بخواهید گیرنده ایمیل شما نداند چه افراد دیگری رونوشت نامه را دریافت می‌کنند از سطر (bcc (blind carbon copy استفاده کنید. تاریخ تنظیم ایمیل، موضوع ایمیل (Subject)، متن پیام و در نهایت نام امضاکننده و اطلاعات تماس فرستنده ایمیل در آخر ایمیل می­‌آید.

در نوشتن چنین نامه های اداری که از طریق ایمیل انگلیسی فرستاده می‌­شوند همیشه ابتدا پیش‌نویسی از آن را تهیه کنید و سعی کنید با مرور چندباره، آن عبارات غیرضروری را حذف و اصل مطلب را بیان کنید. پاراگراف اولِ پیام، نقشِ مهمی دارد پس سعی کنید تا اولین پاراگراف را به بهترین شکل بنویسید؛ این کار باعث تأثیر مثبت در خواننده می‌شود.

پاراگراف میانی نقشی تعیین‌کننده دارد و معمولاً سوالاتی را که شما قرار است مطرح کنید، در برمی‌­گیرد. اهمیت پاراگراف آخر هم کمتر از دیگر پاراگراف‌ها نیست و در صورتی که شما در پاراگراف اول از فرستنده نامه تشکر نکرده‌­اید حتماً در پاراگراف آخر، تشکر خود را بیاورید و همیشه در انتهای نامه از عباراتی استفاده کنید که نشان دهد منتظر پاسخ از جانب او هستید.

نوشتن نامه استاندارد اداری
 
و اما کلام آخر!
پس از مطالعه این مقاله شما آماده­­­اید که نامه اداری خود را بنویسید. یک بار دیگر تعاریف را بخوانید و بخش‌­های مختلف نامه را بررسی کنید. نامه اداری، که به عنوان نمونه پیش­تر مطالعه کردیم، را بار دیگر بخوانید. سپس اولین نامه خود را برای شرکتی که می‌خواهید در آن استخدام شوید بنویسید. (این نامه می­‌تواند اهدافش فرضی باشد) سپس نامه خود را با مطالبی که توضیح دادیم بررسی کنید. با این روش می­‌توانید از پس نوشتن یک نامه ­اداری بربیایید و اگر هم نیاز به یک نامه­ بی‌نقص و تخصصی در این زمینه داشتید، سری به سایت ترنسیس بزنید.

امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید. خوشحال می­‌شویم که نظرتان را در بخش نظرات بنویسید.  

 
ترجمه نامه اداری

همه‌چیز درباره نوشتن نامه‌ اداری به زبان انگلیسی
همه‌چیز درباره نوشتن نامه‌ اداری به زبان انگلیسی
 نوشتن نامه‌ اداری انگلیسی – Business Letter
نوشتن نامه‌ اداری انگلیسی Business Letter، بر خلاف تصور بسیاری از افراد، کار دشواری نیست. به طور کلی در نامه‌های اداری و رسمی انگلیسی سعی داریم تا مطلب را به طور مستقیم و با پرهیز از زیاده‌گویی بیان کنیم.

همچنین در نامه نگاری انگلیسی سعی داریم از زبان پیچیده استفاده نکنیم تا در درک منظور ما توسط خواننده مشکلی پیش نیاید.

هر چه زبان نامه اداری ساده‌تر باشد، نامه‌ی بهتری خواهیم داشت.

نوشتن نامه‌ اداری انگلیسی Business Letter

 مراحل و اصول نامه نگاری اداری و رسمی انگلیسی
قبل از هر چیز، مطمئن شوید نام گیرنده را درست نوشته‎‌اید. همچنین در انتخاب عنوان دقت کنید. برای آقایان از Mr. به همراه نام خانوادگی و برای خانم‌ها از Ms. به همراه نام خانوادگی، پس از Dear استفاده کنید.

برای خانم‌های متاهل می‌توانید از عنوان Mrs. هم استفاده کنید ولی در انگلیسی روز، به خصوص انگلیسی امریکن، استفاده از Ms. بهتر است.

در شرایط خیلی غیر رسمی یا در حالتی که طرفین مکاتبات انگلیسی طولانی داشته و دوست هستند، می‌توان از اسم کوچک به جای عنوان استفاده کرد اما در این کار دقت کنید. در حالتی که نام گیرنده را نمی‌دانیم می‌توانید از عبارت Dear Sir or Madam استفاده کنید. اگر فقط جنسیت گیرنده را می‌دانیم، استفاده از Dear Sir یا Dear Madam هم درست است.

توجه کنید که عبارت To Whom It May Concern اگر چه در نامه نگاری انگلیسی به کار می‌رود، ولی عبارت خیلی مناسبی نیست چرا که خیلی سرد و بی‌روح محسوب می‌شود. به این دلیل توصیه می‌کنیم از این عبارت استفاده نکنید. علاوه بر این‌ها، می‌توانید از عناوین شغلی نیز استفاده کنید که این کار در مکاتبات درون سازمانی رایج‌تر است.

مراحل و اصول نامه نگاری اداری و رسمی انگلیسی
عبارات و اصلاحات رایج در نامه‌ اداری انگلیسی
در نامه های رسمی انگلیسی انتهای عبارت سلام، در انگلیسی بریتیش ویرگول «،» و در انگلیسی امریکن دو نقطه «:» به کار می‌رود. البته می‌توانید از هیچ‌کدام از این‌ها استفاده نکنید.

بیشتر بخوانید  توصیف ظاهر افراد در انگلیسی به زبان ساده!
نمونه هایی از چند عبارت رایج در نامه نگاری انگلیسی برای مورد خطاب قرار دادن گیرنده‌ی نامه در زیر آمده است.

Dear Mr. Smith,

Dear Ms. Mackenzie,

Dear Frederick Hanson:

Dear Editor-in-Chief:

Dear Valued Customer

Dear Sir or Madam:

Dear Madam

Dear Sir,

Dear Sirs

Gentlemen:

اصلاحات رایج در نامه های رسمی انگلیسی

اکثرا نامه‌ اداری انگلیسی را می‌توان با یک جمله‌ی ادای سلام یا احترام شروع کرد. توجه کنید که احوالپرسی طولانی در نامه‌های رسمی و اداری جایی ندارد و باید از آن پرهیز شود.

عبارت‌های زیر را می‌توان به عنوان نمونه به کار برد.

I hope you are enjoying a fine summer.

Thank you for your kind letter of January 5th.

I came across an ad for your company in The Star today.

It was a pleasure meeting you at the conference this month.

I appreciate your patience in waiting for a response.

پس از سرآغاز کوتاه، در یک یا دو جمله هدف خود را از نوشتن نامه اعلام کنید.

I’m writing to enquire about…

I’m interested in the job opening posted on your company website.

We’d like to invite you to a members-only lunch on April 5th.

 پاراگراف دوم و سوم-Second and Third Paragraphs
در ادامه طی چند پاراگراف کوتاه به توضیح موضوع بپردازید. توجه کنید که اگر موضوع نامه در یک پاراگراف به اتمام رسید، از نوشتن پاراگراف‌های اضافه خودداری کنید. به یاد داشته باشید که یکی از اصول نامه نگاری انگلیسی این است که نامه‌های اداری باید در حد امکان مختصر باشند.

با این حال، معمولا اخبار بد یا حساس را در پاراگراف اول مطرح نمی‌کنند. بهتر است اخبار بد، رد کردن پیشنهادات، و اطلاعات حساس را داخل پاراگراف دوم قرار دهید. در زیر چند جمله برای اعلام حقایق نامطلوب و اخبار بد آورده شده.

We regret to inform you…
It is with great sadness that we…
After careful consideration we have decided…

 پاراگراف آخر-Final Paragraph
درخواست‌ها، یادآوری‌ها و پیوست‌ها را در پاراگراف نهایی ذکر کنید. در صورت نیاز، اطلاعات تماس خود را نیز در پاراگراف آخر اضافه کنید. معمولا نامه‌های اداری را با یک فراخوان برای اقدام به پایان می برند. عبارات زیر برای ختم نامه مناسب هستند.

بیشتر بخوانید  معرفی ۵ سریال انگلیسی با لهجه بریتیش
I look forward to…

Please respond at your earliest convenience.

I should also remind you that the next board meeting is on February 5th.

For further details…

If you require more information…

Thank you for taking this into consideration.

I appreciate any feedback you may have.

Enclosed you will find…

Feel free to contact me by phone or email.

 خاتمه-Closing
در زیر، چند عبارت رایج برای خاتمه دادن به نامه‌ اداری انگلیسی آورده شده. پس از این عبارت نام کامل خود را درج کنید. در نامه‌ها اسم خود را با دست بنویسید (امضا کنید). این کار در ایمیل ضرورتی ندارد. پس از این عبارات معمولا ویرگول قرار می‌گیرد. البته، اگر در ابتدای نامه انگلیسی رسمی از علامت نگارشی استفاده نکردید، اینجا هم بهتر است استفاده نکنید.

Yours truly,

Yours sincerely,

Sincerely,

Sincerely yours

Thank you,

Best wishes

All the best,

Best of luck

Warm regards,

بهتر است در نوشتن نامه‌ اداری انگلیسی از لحن مکالمه‌ای استفاده کنید. این بدان معنی‌است که از جملات کلی پرهیز کنید و خواننده را به‌صورت مستقیم خطاب قرار دهید.

سوالات خود را مستقیم بپرسید و از سوالات غیرمستقیم پرهیز کنید.
در حد امکان از جملات معلوم (active) استفاده کنید.
همواره خود را من (I) خطاب کنید و از استفاده‌ بی‌موردِ ما (we) خودداری کنید.
از افعال Modal مودب استفاده کنید. (would به جای will)
نامه را حتما بازخوانی کنید و جملات نامفهوم را بازنویسی کنید.
در نامه‌ رسمی انگلیسی حتما تاریخ را ذکر کنید. برای جلوگیری از ابهام از نوشتن تاریخ عددی پرهیز کنید و ماه را نام ببرید.(Oct 21st 2019)

امکان تعریف بینهایت ایده و طرح در پلتفرم 

ویژگی ها و امکانات سیستم استعلام قیمت انگلیسی لابراتوآر رسانه در زیر آورده شده است و نقش کاربران در آن مشخص شده است:

امکان تعریف دسته بندی ها و حوزه های استعلام گیری توسط ادمین

امکان تعریف محصولات هر دسته بندی و درج جزئیات هر محصول توسط ادمین

امکان تعریف فیلدهای لازم برای ثبت استعلام هر محصول توسط ادمین (مانند وزن، طول، تعداد و غیره)

امکان ثبت نام استعلام دهندگان در حوزه های تخصصی

امکان بررسی محصولات و ثبت استعلام توسط مشتریان و استعلام گیرندگان

امکان بررسی استعلام ثبت شده توسط ادمین سیستم برای تایید یا رد آن

امکان ارسال اتوماتیک استعلام های تایید شده به تمامی استعلام دهندگان حوزه های مربوطه به همراه اطلاعات تماس ( در صورت نیاز )

امکان ارسال اعلان‌های سیستم از طریق موبایل و ایمیل

CROWDFUNDING EXTRA FEATURES

قابلیت مشخص کردن تعرفه برای استعلام گیرندگانی که در چندین حوزه فعالیت میکنند.

امکان درج آگهی در دسته بندی ها و صفحات محصولات

امکان دریافت هزینه برای ثبت استعلام

امکان مشخص کردن بازه زمانی مجاز برای ارسال پاسخ منفی استعلام

امکان مطرح کردن پرسش در رابطه با محصولات و پاسخ دهی از سوی استعلام دهندگان

اعلام استعلام ثبت شده به استعلام دهندگان از طریق ایمیل و پیامک

امکان ارسال استعلام کاتالوگ از سوی استعلام دهندگان در پاسخ به یک استعلام

امکان تفکیک خریداران عادی و استعلام دهندگان در زمان ثبت استعلام ( نمایش استعلام های ثبت شده از جانب استعلام دهندگان تحت عنوان ” همکاران ” )

با توجه به پیشرفت دنیای تکنولوژی و سهولت برقراری ارتباط با سراسر دنیا از طریق اینترنت و پست الکترونیکی،مکاتبات اداری و بازرگانی به زبان انگلیسی از سوی افراد و شرکتهای بازرگانی همه روزه افزایش می یابد. تنها تسلط به زبان انگلیسی کافی نمی باشد بلکه باید با اصول نامه نگاری انگلیسی نیز آشنا بود . در این مقاله قصد دارم شما را با مقدمه ای از این اصول آشنا نمایم . حال چنانچه شما صادرکننده محترم سنگ ایران جزء علاقمندان به فراگیری نامه نگاری انگلیسی می باشید از شما دعوت می شود به مطالب زیر توجه فرمائید.

انواع نامه

نه تنها در زبان انگلیسی بلکه در تمام زبانهای دنیا نامه ها به دو گروه غیررسمی و دوستانه و رسمی و اداری دسته بندی می گردند.

نامه های غیر رسمی به آن دسته از نامه ها اطلاق می شود که خارج از عرف اداری نگاشته می شوند و بیشتر برای مکاتبات انگلیسی و خانوادگی بکار می روند، این گروه نامه ها اصول خاصی را مد نظر قرار نمی دهند.

نامه های استعلام تجاری به انگلیسی به آن دسته از نامه ها اطلاق می شود که الزاما جهت مکاتبات اداری و یا مخاطب قرار دادن طرف تجاری نگاشته می شوند و بر مبنای موضوعات متفاوت کاری از قبیل ( استعلام قیمت، تشکر، شکایت، معرفی شرکت، دعوت به همکاری، سفارش کالا ، معرفی کالا و …) تهیه می گردند.

اجزای تشکیل دهنده یک نامه رسمی

تمام نامه های رسمی دارای سه بخش اصولی و اصلی می باشند.

۱٫ عنوان Heading

۲٫ متن نامه Letter body

۳٫ پایان محترمانه Ending

عنوان

در این بخش غالبا گیرنده مورد خطاب قرار می گیرد که در گوشه سمت چپ بخش بالایی نامه نوشته می شود و پس از درج عنوان از علامت کاما استفاده می شود. به عنوان مثال ،

آقای جکسون عزیز Dear Mr. Jackson,

خانم آلبرتین عزیز Dear Ms. Albertin,

حضور محترم همه Dear All,

آقایان عزیزDear Messer’s,

متن نامه

این قسمت متن اصلی نامه را در برمیگیرد و باید توجه نماییم که اصولا متن اصلی دارای انشای رسمی بوده و نباید از ضمیر اول شخص مفرد در نوشتن جملات استفاده نمود.

پایان محترمانه

در پایان محترمانه نامه عباراتی مانند با تقدیم احترام، ارادتمند شما و … در گوشه سمت چپ پایین صفحه درج می گردد و زیر آن نام نگارنده نامه یا نام شرکت مربوطه نوشته و امضا می گردد.

مثال : Yours Sincerely, Best Regards, Sincerely Yours, Truly Yours,

توجه داشته باشید که حروف اول عبارات فوق همگی باید بزرگ نوشته شود.

مکاتبات بازرگانی به هر طریقی که صورت گیرد (ایمیل، فکس، نامه و تلکس) در دنیای تحارت جنبه کلیدی دارد. این مکاتبات باید واضح و با رعایت اصول و تفهیم آنچه منظور واقعی شماست باشد. یک اشتباه در استفاده از کلمات می تواند ایده ی غلطی را به گیرنده منتقل کند که در این صورت باید انتظار سوءتفاهم ، تاخیر در تحویل، خسارت و در نهایت عدم موفقیت در معامله را داشته باشیم.

به نمونه زیر توجه نمایید.

 نامه تمکن بانک به زبان انگلیسی و ممهور به مهر امور بین الملل بانک به همراه گردش چهارماهه حساب گواهی سپرده بلند مدت، گواهی خرید سهام یا اوراق بهادار، سند اتومبیل و اجاره نامه در صورت داشتن این موارد برای کسانی که دعوتنامه ندارند، رزرو هتل و شرح برنامه سفر به همراه رزرو بلیط رفت و برگشت یکی از مهم ترین مدارک ویزای توریستی کانادا است.

از جمله مدارک لازم برای ویزای کانادا که کارمندان در هنگام درخواست ویزای توریستی باید ارائه دهند، موارد زیر است:

 گواهی اشتغال به کار به زبان انگلیسی که روی سربرگ شرکت چاپ شده باشد و این موارد در آن لحاظ شده باشد: تاریخ شروع به کار، عنوان شغلی، درآمد سالیانه، نام مدیر و مدت زمان مرخصی

:: بازدید از این مطلب : 19

بر اساس آئین نامه روادید، سفارت آلمان تنها مسئول رسیدگی به درخواست های روادیدی است که هدف اصلی سفر مربوطه آلمان باشد.

نکاتی برای "افراد پرسفر"

در صورتی که در مدت 59 ماه قبل از وقت تعیین شده، درخواست روادید شنگن ارائه نموده باشید و طی آن اثر انگشت شما دریافت شده باشد، نیازی به حضور شخص شما جهت ارائه درخواست وجود نخواهد داشت.

 وقت سفارت می بایست به نام شما گرفته شود, سپس شخصی به وکالت از طرف شما می تواند درخواست را ارائه نماید. به این منظور، شخص وکیل می بایست در روز ارائه درخواست، تمام مدارک مورد نیاز، گذرنامه شما و وکالتنامه ای به امضای شما، به همراه داشته باشد و ارائه نماید. نمونه چنین وکالتنامه ای را می توانید در انتهای برگه راهنما ملاحظه نمائید

به‌تازگی سیستم جدیدی به نام ویدکس جهت دریافت درخواست‌های مربوط به ویزای شنگن در دسترس متقاضیان قرار گرفته است، از طریق لینک

ویدکس بدین منظور طراحی شده تا اطلاعات خود را بکمک کامپیوتر در یک بسته‌ی نرم‌افزاری ذخیره نمایید. برای این منظور طیف گسترده‌ایی از زبان‌ها و ازجمله زبان فارسی در آن تعبیه شده است که می‌توانید آن را انتخاب نمایید. اگر زبان فارسی را انتخاب کنید، صفحه‌ایی که در برابرتان ظاهر می‌شود، به این زبان خواهد بود. با این وجود مشخصات و اطلاعات خود را می‌توانید به آلمانی یا انگلیسی در قسمت‌های مربوطه وارد کنید. اطلاعات بصورت آنلاین قابل ارائه و ارسال نیستند بلکه شما باید فرم مربوطه را چاپ نموده و همراه با سایر مدارک درخواستی، در زمان مصاحبه خود، به بخش ویزا تحویل دهید. حتی اگر برای پر کردن فرم درخواست‌ زبان فارسی را انتخاب کرده باشید، نسخه‌ایی را که در زمان چاپ دریافت می‌کنید، به زبان آلمانی/انگلیسی خواهد بود. با استفاده از پرسشنامه‌ی ویدکس، زمان رسیدگی به درخواست‌تان در باجه‌های ویزا به حداقل ممکن کاهش خواهد یافت. از این گذشته می‌توانید درخواستی را که با ویدکس تنظیم کرده‌اید، در کامپیوتر شخصی خود برای موارد مشابه آتی ذخیره نمایید. نمونه‌ایی از فرم درخواست و همچنین " راهنمای کار با ویدکس" به آلمانی، انگلیسی و فارسی را در اینجا می‌بینید:

Außenminister Maas spricht in der Visastelle der Deutschen Botschaft in Amman mit Antragstellern.

© Thomas Koehler/photothek.net

اطلاعات ذیل برای شما مهم خواهد بود چنانچه:

• درخواست روادید شما رد شده باشد و

• شما با این تصمیم موافق نباشید و

• همچنان مایل به صدور روادید مورد درخواست خود باشید.

این صفحه حاوی اطلاعات کامل درباره روند ارائه اعتراض می باشد. به سوالات فراتر از این موارد پاسخ داده نخواهد شد.

شما می توانید از بخش روادید، رسیدگی مجدد به درخواست روادید خود را تقاضا نمایید, (توضیحات در مورد برگه ابلاغیه رد درخواست روادید دریافتی را میتوانید در اینجا ملاحظه فرمایید.) به این امر، اعتراض (Remonstration) گفته می شود. در عین حال، شما این امکان را دارید که برعلیه این رد درخواست روادید خود شکایت حقوقی نمایید تا این مسئله توسط دادگاه بررسی گردد. اعتراض و شکایت حقوقی دو مقوله جدا از هم هستند. چنانچه تصمیم گرفتید که اول اعتراض نمایید و سفارت بر تصمیم خود مبنی بر رد درخواست روادید باقی بماند، در آن صورت یک ابلاغیه رد اعتراض دریافت خواهید نمود که به طور کامل دلایل رد درخواست در آن ذکر شده است و شما می توانید برعلیه آن نیز شکایت حقوقی نمایید.

درذیل، هر دو روش با جزئیات توضیح داده شده است.

نکته: اعتراض می بایست از نظر فرم و محتوا مطابق توضیحات زیر، بدون ایراد شکلی باشد و در مهلت مقرر ارائه گردد. مهلت مربوطه در پایین ابلاغیه رد درخواست روادید ذکر شده است. مهلت مربوطه از لحظه ابلاغ رد درخواست به متقاضی آغاز می گردد. اعتراض می بایست به زبان آلمانی و یا انگلیسی نوشته شده باشد و توسط شخص متقاضی و یا شخصی که از طرف متقاضی وکیل شده باشد، امضاء شود.

اعتراض هایی که در مهلت مقرر دریافت نشوند و یا ایراد شکلی داشته باشند و مطابق توضیحات مربوطه نباشند، بررسی نخواهند شد.

I. اعتراض

فرآیند اعتراض به شما این امکان را می دهد تا در مورد رد درخواست روادید خود به طور کتبی موضع گیری نمایید. شما این امکان را دارید که اسناد و اطلاعاتی را ارائه دهید که دلایل رد درخواست روادید را باطل می نماید.

درخواست روادید شما توسط یک همکار دیگر به غیر از کسی که در ابتدا در مورد درخواست روادید شما تصمیم گرفته است، بررسی خواهد شد.

1- مهلت

چنانچه ابلاغیه رد درخواست حاوی تذکر حقوقی باشد، مهلت ارسال اعتراض یک ماه پس از ابلاغ برگه رد درخواست روادید می باشد. به طور مثال: شما در تاریخ 10 می، گذرنامه خود را همراه ابلاغیه و تذکر حقوقی مربوطه دریافت می کنید. مهلت ارائه اعتراض از تاریخ 11 می شروع شده و حداکثر تا 10 ژوئن باید به سفارت آلمان ارائه گردد. اعتراضی که بعد از مهلت تعیین شده دریافت گردد، قابل پذیرش نمی باشد.

چنانچه ابلاغیه رد درخواست روادید حاوی هیچگونه تذکر حقوقی نباشد، مهلت ارائه اعتراض یک سال پس از دریافت ابلاغیه رد درخواست روادید می باشد. برای مثال شما در تاریخ 10 می، گذرنامه خود را به همراه ابلاغیه رد درخواست که حاوی تذکر حقوقی نمی باشد، دریافت می کنید. مهلت ارائه اعتراض از 11 می شروع گردیده و درخواست اعتراض شما باید حداکثر تا تاریخ 10 می سال آینده به سفارت ارائه گردد. در غیر این صورت، مهلت اعتراض شما گذشته و قابل پذیرش نمی باشد.

2- فرم

اعتراض شما باید به صورت دستی و توسط خودتان امضا شود. سند امضا شده در کامپیوتر کافی نیست!

در صورت ارسال اعتراض از طریق ایمیل، این اعتراض می بایست به صورت دستی و توسط خودتان امضا شده و تصویر اسکن شده آن ضمیمه ایمیل گردد.

شما همچنین می توانید شخص دیگری را از طرف خود برای ارائه و پیگیری اعتراض مشخص نمایید. لطفا اعتراض خود را به همراه وکالتنامه ای که توسط شما به صورت دستی امضا شده است ارائه نمایید. فرم وکالتنامه در اینجا موجود می باشد. لطفا توجه داشته باشید: با توجه به مقررات حفاظت از داده ها، اطلاعات فقط به متقاضی یا وکیل وی ارائه می گردند.

متن اعتراض و نیز در صورت لزوم وکالتنامه باید به زبان آلمانی نوشته شده باشد.

لطفا نامه اعتراض توسط شما و یا وکیل شما به صورت امضا شده توسط پست ارسال گردد به آدرس ذیل:

 سفارت آلمان در تهران - بخش روادید

خیابان فردوسی 324-320

صندوق پستی 179-11365

تهران 11365

و یا به صورت اسکن از طریق ایمیل

و یا شخصا نزد سفارت تحویل داده شود.

جهت نوشتن اعتراض، سپردن این امر به آژانس مسافرتی و یا یک شرکت تجاری مورد نیاز نمی باشد.

متن آلمانی گواهی اشتغال بکار زیر را برحسب اطلاعات مورد نیاز تکمیل فرمایید و روی سربرگ رسمی شرکت خود چاپ نموده و به امضاء و مهر شرکت رسانده و به سفارت مورد نظر ارائه دهید.

این گواهی نیازی به ترجمه رسمی نخواهد داشت.

TO: ………..Country Name………… EMBASSY, TEHRAN, VISA DEPARTMENT

To whom it may concern

Dear Sir/Madam

This is to certify that ‘Mr. / Mrs. ………NAME………..’ , Holder of Passport #……….Passport Number………, has been working in ………Company Name……….. as a ………Occupation……… since ……Start Date………. with ………Salary……… IRR monthly income .He / She is authorized to take his / her vacations for ….. Number of days…. days from …….Start Date….. to ……End Date….. and return to work after.

Faithfully Yours.

                                                                                                                                           (Company Name & person in Charge)  Sign and Seal  

جهت اطلاعات بیشتر در مورد سفارتخانه ها کلیک نمایید.

ضمنا جهت متن فارسی گواهی اشتغال بکار برای سفارت آلمان نیز می توانید از نمونه زیر استفاده نمایید:

به کنسولگری سفارت …… نام کشور ……. در ایران

با احترام

بدین وسیله گواهی می شود آقای/خانم ………………. نام و نام خانوادگی …………….، دارنده گذرنامه به شماره …………… شماره پاسپورت ………، از تاریخ ……….. تاریخ شروع بکار ……………. تاکنون بعنوان ……………….. سمت ………………. با حقوق ماهیانه …………….. میزان حقوق ………… ریال، در این شرکت مشغول بکار هستند. به ایشان اجازه داده می شود جهت استفاده از مرخصی های خود بمدت ………… تعداد روز ………….. از تاریخ ……… تاریخ شروع مسافرت ……… لغایت …………….تاریخ اتمام مسافرت …………. به مسافرت رفته و بعد از تاریخ مذکور به سرکار خویش باز گردند.

با تشکر

نام مدیر و تاریخ

مهر و امضاء

منظور از سربرگ رسمی شرکت ها، برگه چاپ شده ایست که محتوی نام شرکت و آدرس و شماره تلفن تماس آن باشد. بدیهی است سربرگ چاپ شده توسط پرینتر قابل قبول نخواهد بود.

دوستان برای سفارت بخوام گواهی اشتغال به کار به سفارت ببرم متن نامه اش چطوری باید باشه اگر به انگلیسی تایپ بشه لازم هست به دارالترجمه بدم ؟

اگه به انگلیسی باشه دیگه نیازی به دارالترجمه نداره..

سلام دوستان تو مدارکی که دانشگاه از من خواسته مدرک لیسانسمه ولی من ده سال سابقه کار دارم و برگ برنده منه به نظرتون سوابق هم براشون ترجمه کنم بفرستم مشکلی پیش میاد؟ و سوال بعدی اینه که من واسه چندجا میخوام مدارک بفرستم یعنی از تمام مدارک چن سری بگیرم؟ ممنون میشم جوابمو بدید

با سلام

من یه سوال داشتم؟

آیا سفارت مثلا سوئیس نامه نگاری انگلیسی رو که بابت اشتغال به کار بهشون ارائه میدیم از شرکتمون استعلام میگره؟خواهشا یکی راهنمایی کنه

ممنون

سلام دوستان. ممنون از همه ی کسانی که وقت میذارن و دیگران رو راهنمایی میکنن.

راستش من برای پر کردن یک گپ 1 سال و نیمه که با خوندن برای تافل و جی آر ای گذشته (برای سفارت کانادا) میخواستم از شرکت یکی از اقوام که الآن هم فعال نیستند نامه ی سابقه کار بگیرم. البته سابقه ش هم غیر مرتبط با رشته ی تحصیلیم میشه ولی توی همین تاپیک یکی از دوستان گفته بود که سابقه ی کار غیر مرتبط هم بودنش بهتر از هیچیه. اگهاستعلام بشه و مشخص بشه که شرکت دیگه فعال نیست که تا آخر عمرم باید دور کانادا رو خط بکشم. به نظرتون استعلام میکنن؟ به ریسکش می ارزه؟

ریسک خاصی نداره، استعلام نمیشه، تا الان هم برای کسی نشده، سابقه کار برای ویزای دانشجویی کانادا مثل ویزای مهاجرتی نیست که امتیاز داشته باشه که سفارت روش کار کنه، همون یک نامه ساده سابقه کار بدون سوابق بیمه هم کفایت می کنه، تازه برای ویزای مهاجرتی فدرال کانادا هم خیلی ها به نامه سابقه کار ساده اکتفا می کنند، اما چیزی به اسم استعلام از سوی سفارت کانادا که الان ایران هم نیست نداریم و نداشتیم! به شما بیشتر از اون چیزی که فکر می کنید اعتماد میشه.

سلام

من دوتا سوال داشتم. اول اینکه سابقه کار بدون بیمه مشکلی ایجاد میکنه؟ دوم اینکه باید گواهی سابقه کار حتما ترجمه رسمی بشه یا نامه انگلیسی با سربرگ انگلیسی شرکت کافیه؟

سلام 

بارها در صفحات اخیر گفته شده که 

اگه برای دانشگاه ها می خواین، که دانشگاه ها ازتون سابقه کار نمیخوان، همون ذکرش در رزومه کافیه

برخی سفارتها هم نمی خوان، برخی سفارتها هم که برای ویزای دانشجویی سابقه کار می خوان، باز بیمه نیازی نیست

هر دو حالت کافی هستند، چه ترجمه رسمی، و چه نامه کاملا انگلیسی

من میخوام برای رشته Computer Science اقدام کنم هنوز دانشگاه رو انتخاب نکردم

2 سال سابقه کار دارم برای گرفتن نامه از شرکت خارجی باید مخاطب نامه رو چی بنویسم ؟

چون احتمال داره برای چند دانشگاه apply کنم نمیتونم خطاب به هر دانشگاه یه نامه بگیرم شرکت هم نامه با عنوان to whom it may concern نمیده آیا باید برای Citizenship and immigration canada نامه بگیرم ؟

ضمنا اگر بتونید توی این بخش تنظیم نامه سابقه کار به من کمک کنید ممنونتون میشم من تاپیکی در این مورد توی فروم پیدا نکردم

این نامه های انگلیسی با همین عنوان to whom it may concern شروع میشن. متوجه نمیشم مشکل شرکت با این جمله چیه؟! همه جای دنیا متداوله این اصطلاح.

راجع به کانادا نمیدونم ولی نمونه این نامه اشتغال به کار انگلیسی رو توی اینترنت زیاد پیدا میکنید. توی گوگل سرچ کنید job certificate sample

یکی دو خط هم توی نامه معمولا در مورد وظایفی که در شرکت داشتین نوشته میشه.

نکات قابل تعمق در نگارش نامه های تجاری انگلیسی

۱٫ املا

اشتباهات و بی دقتی در نامه می تواند از شما اثر بدی بر روی خواننده بگذارد.املا و علامت گذاری و رعایت اصول دستور زبان باید با دقت از سوی نگارنده نامه بررسی شود.

۲٫ سمت ها، نامها و نشانی ها

در مکاتبات بازرگانی باید نام طرف معامله خود را به درستی بنویسید . ضمن اینکه اشتباه در نوشتن آدرس و سمت طرف مقابل تاثیر بسیار بدی دارد.چنانچه مخاطب نامه را نمی شناسید و از آقا یا خانم بودن وی اطلاعی ندارید حتما از عبارت Dear Sir/Madam استفاده کنید.

۳٫ عطف به سوابق نامه ها

در زمان پاسخ به یک نامه انگلیسی بازرگانی حتما ذکر عطف به نامه شماره …. اجباری است. چنانچه سریعا معلوم نکنید که این نامه پاسخ به کدام نامه طرف مقابل می باشد به هیچ وجه خوشایند نخواهد بود.

۴٫ قیمتها و مشخصات کالا

چنانچه در اعلام قیمت و یا در دادن اطلاعات مربوط به کالا دچار اشتباه شویم بطور خودکار اعتماد خود را نزد خریدار سلب کرده ایم.

۵٫پیوست و ضمائم

چنانچه در نامه به اسنادی اشاره می کنید حتما آنها را ضمیمه نامه نمایید.

اعلام ارسال کالای صادراتی

شرکت تولید سنگ قله مرمریت مصباحی سفارشی را که از شرکت چینی Xishi group stone Co. دریافت کرده بود آماده و جهت بارگیری به بندر مربوطه ارسال نموده و درخواست پرداخت ۳۰ درصد دوم مبلغ محموله را دارد. نامه ذیل

شرکت مرمریت مصباحی با شرکت چینی مذکور است.

To: Xiamen group stone Co.

Cc: _

Subject: shipment of order.M1432

Dear Mr. Hong Chi Ho

The above order has now been completed and your all 25 marble blocks sent to B.Abbass port where the goods awaiting loading on board IRSL Vahdat. According Tehran agreement made on 15th May 2010 we kindly ask for second part of payment which is 30% of remaining which is (43275) USD. As soon as the vessel sails we apply to get B.L and related documents which will be forwarded

to your company.

Dawood Mesbahi

Managing director of Mesbahi Marble Quarry Complex

No.85,Jafari street, Golestan BLVD,Dehbid-Iran

Tel: 0098-733352796

Fax:0098-733352797

Email: mgsc@mftmail.com

در بعضی مواقع کالای صادراتی چه قبل از ارسال و چه بعد از ارسال با تاخیر مواجه می شود. شرط بازرگانی بین المللی حکم می کند که مشتری را آگاه سازید. بگذارید مشتری از اتفاقی که افتاده و از چگونگی آن و همچنین از اینکه در حال انجام چه کاری هستید با خبر شود . به نامه زیر در این رابطه توجه فرمایید.

I was surprised and sorry to hear that your consignment (purchase order No.B.P1445) had not loaded on board nominated vessel. I found that the loading documents never sent to shipping line office at port of loading by forwarder but not intentionally. I am now trying to get the goods transferred to first available ship which should sail for China before the end of this week. However I shall keep you posted.

در مورد ایمیل انگلیسی ذیل باید اشاره کرد که بعضی مواقع پس از انعقاد قرارداد و بلافاصله پس از آن اتفاقی باعث تاخیر در تحویل کالا می گرددکه در این نوع مواقع باید ضمن برآورد مدت زمان تاخیر آن را به خریدار اطلاع داد. شاید که در تاریخ تحویل جدید خریدار دیگر به این کالا نیازی نداشته باشد.

I am writing to inform you that there will be three working weeks delay in delivery. This is due to a fire at our factory which caused most machinery out of order. Your order immediately has been transferred to our Mahalat factory which processing will take place there. Please change condition 9 of purchase order to (shipping line can be chosen by supplier) and condition 11 to ( delivery 60 days from purchase order date )if changes are possible we will eagerly prepare your goods otherwise in this instance. I regret that we have to reject your order.

Awaiting your kind reply

روشهای اصلی پرداخت در اروپا

۱٫ حواله بانکی (Bank draft) پرداخت کننده چکی را به مبلغی که می خواهد بپردازد از بانک خریداری می کند و آن را برای گیرنده ارسال می کند. معمولا امضاهای مربوطه روی چک انجام شده است.

۲٫ انتقال بانکی (Bank Transfer) بنا به درخواست از بانک و در قبال رویت مدارک خرید و فروش پول را از حساب خریدار به حساب فروشنده منتقل می کنند.

۳٫ حواله ارزی (Bill of exchange) فروشنده و خریدار توافق می نمایند که پرداخت ۳۰ روز پس از دریافت مدارک باشد و صورت حساب از سوی خریدار قبل از ارسال کالا امضا می شود و با تحویل مدارک حمل به بانک فروشنده صورت حساب مربوطه نیز به همراه مدارک ارسال می گردد.

۴٫ اسناد در مقابل پذیرش ( Documents against acceptance) در این روش کلیه مدارک جهت بانک خریدار ارسال می گردد. خریدار در صورتی که مدارک را دریافت کند باید همزمان مبلغ معامله را پرداخت کند.

۵٫ چک (cheque)شخص پرداخت کننده چک حتما باید دارای حساب جاری باشد.

۶٫ انتقال اعتبار(Credit Transfer) مشتری برگه giro را تکمیل می کند و آن را به همراه یک چک به بانک تحویل می دهد و بانک موظف است مبلغ فروشنده را حواله کند.

۷٫ پرداخت از طریق کارت اعتباری (Debit/Credit card payment) خریدار توسط کارت اعتباری خود با بهره گیری از اینترنت می تواند مبلغ را به کارت یا حساب شما منتقل کند.

۸٫ اعتبار اسنادی (Letter of credit) همان گشایش اعتبار می باشد که جهت فروشنده از سوی بانک خریدار گشایش می شود.

۹٫ پرداخت نقدی در زمان تحویل (Cash on delivery) این کار توسط پست انجام می شود . اداره پست از سوی فروشنده کالا را به خریدار تحویل می دهد و نقدا کل مبلغ را دریافت می کند.

۱۰٫ جیروی پستی(post office giro) این سیستم از سوی اداره پست به اجرا درآمده به این صورت که مبلغ را اداره پست دریافت می کند بجای ارسال به فروشنده آن را به شخص دیگری حواله می دهد بنا به درخواست فروشنده ولی فروشنده می تواند حساب جیرو نداشته باشد.

۱۱٫ انتقال بانکی (Bank transfer) بانک به دستور مشتری مبلغ را به حساب فروشنده واریز می کند که دارای روش های مختلف می باشد . الف) سیستم تی تی Telegraphic Transfer ب)سیستم سوئیفت که حداکثر در ۲۴ ساعت مبلغ جابجا می شود.

۱۲٫ سفته(promissory notes) سفته روش پرداخت نیست بلکه یک وعده نوشته شده بر روی اسناد دولتی است از بدهکار به طلبکار که کل مبلغ در آن ذکر شده که یا عندالمطالبه یا بعد از تاریخ معین پرداخت خواهد شد ( در اصل سفته چیزی جز یک رسید نمی باشد)

نامه های اعلام پرداخت

این گونه نامه ها کوتاه و معمول می باشند و جهت مطلع نمودن فروشنده بابت پرداخت و نوع پرداخت نگارش می شود.مثال یک:

I have instructed my bank today to transfer 125,400,000. USD to your account in payment of your 25th May statement.

مثال دو :

We have drawn a cheque for 2,000,000. USD in payment of your invoice No.LPB221 dated first March 2010. This can be cashed at any post office.

مثال سه:

Thank you for your prompt delivery. Please find enclosed our draft for 652,000. USD drawn on Eastland city bank, could you please acknowledge receipt?

مثال چهار: تشکر از ارسال مبلغ

We received your giro slip today informing us that you had paid 1 50,000.USD in to our account in settlement of invoice No.133/dp. Thank you for letting us know.

مثال پنج : تشکر از ارسال مبلغ

Thank you for your draft for 550000000USD in payment of our statement invoice No.pk222 date 15th June 1999.

مثال شش

The N.B.C bank has told us that the proceeds of your letter of credit have been credited to our account. Thank you for your custom and we hope you stay in touch with us.

افتتاح حساب جاری

مالک یک معدن سنگ مرمریت از بانک درخواست افتتاح حساب جاری را دارد. رئیس بانک نامه را تایید و اعلام می کند که حساب گشایش شده و دسته چک را هم برای مشتری ارسال می کند. مثال:

Dear Mr.B. Jackson

This is R.Mesbahi from Mesbahi marble quarries complex co. I would like to open a current account under my trading name as mentioned above, enclosed you will find two specimen signature, my own and that of my partner Ms.Farzaneh Yoldashian. Both signatures will be required on all cheques.

Yours Sincerely

R.Mesbahi

فسخ چک

در بعضی مواقع برگه ای از چک تحویلی به افراد و یا شرکت ها مفقود می شود در این صورت باید صاحب چک طی نامه ای مراتب را به اطلاع بانک برساند و درخواست مسدودی مبلغ چک را بنماید .مثال:

Dear Mr. Jackson

I have to inform you that cheque No.1785999 drawn for£ ۳,۷۰۰,۰۰۰٫ In favor of G.F.Colm LTD appears to have lost in the post. We request cancellation.

Yours Sincerely

B.S.Poter

0 comment29   

روع و پایان نامه های بازرگانی به انگلیسی شامل اجزا و نحوه تنظیم

شروع و پایان نامه های بازرگانی به انگلیسی به عوامل مختلفی بستگی دارد که در ادامه به آن خواهیم پرداخت.

شما میتوانید مطالب موجود در این مطلب آموزشی را در فایل صوتی زیر نیز بیاموزید

پخش‌کننده صوت

00:00

00:00

برای افزایش یا کاهش صدا از کلیدهای بالا و پایین استفاده کنید.

اصول نوشتن نامه نگاری انگلیسی از سه بخش تشکیل میشوند:

آغاز نامه

محتوای نامه

پایان نامه

اصول نوشتن نامه انگلیسی

۱٫ نشانی فرستنده

در نمونه ذیل تلاش گردیده کلیه نکات منظور گردد، ضمن اینکه باید بدانیم نامه هایی که دارای سربرگ نمی باشند باید حتما نشانی فرستنده در سمت راست بالای صفحه نوشته شود.

۲٫ تاریخ

تاریخ باید زیر نشانی فرستنده با کمی فاصله نوشته شود. نام ماه باید کامل نوشته شود ، مثال November و باید جهت روز ازTh استفاده نمود . مثال ۲۴th October 2015

۳٫ نشانی گیرنده

نشانی گیرنده بطور کامل در زیر نشانی فرستنده ولی در سمت دیگر نوشته می شود.

۴٫ نام و نام خانوادگی

چنانچه نام و نام خانوادگی مخاطب را می دانیم بایستی به جای استفاده از عناوین ادبی مانند Dear Sir یا Dear Madam از نام خود شخص استفاده نماییم به عنوان مثال Mr. John Smith

چگونگی شروع نامه انگلیسی

art15_20

منظور از عناوین ادبی موارد زیر می باشند :

آقا Mr. ، خانم متاهل Mrs. ، خانم مجرد Miss.، خانم هایی که وضعیت تاهل آنها نامشخص است Ms.، آقایان بیش از دو نفر Messer’s.، عناوین ویژه از جمله دکتر Dr.، پرفسور Prof.، کاپیتان Capt.، سرگرد Maj.، سرهنگ Col.، ژنرال Gen. ، لرد Lord، بانو Lady و ….

در صورتی که نام شخصی را که برایش نامه می نویسیم ندانیم باید مقام و سمت ایشان نوشته شود مانند مدیر فروش Sales Manager / مدیر مالی Account Manager . حال چنانچه اطلاعاتی از اشخاص آن شرکت نداشته باشیم باید از نام آن شرکت به عنوان مخاطب استفاده شود.

۱٫ نام شخص یا شرکت مانند Hong Kong Transport & Forwarder LTD.

۲٫ شماره آپارتمان و شماره ساختمان APT 9,Number 75,

۳٫ نام کوچه Horton Alley

۴٫ نام خیابان اصلی- جاده Westford Street , Migan Highway 5. شهر یا شهرک- کدپستی London SW23jf2

نکاتی در مورد عبارات احترام آمیز نامه

• چنانچه نامه شما با عبارت Dear Sir یا Dear Madam شروع شود ، باید در بخش پایانی نامه از عبارت Yours Faithfully استفاده شود.

• چنانچه نامه شما با عبارت Dear Ms. Shierly / Dear Mrs. Robinson / Dear Mr. James شروع شود ، باید در بخش پایانی از نوشتن With Respect و یا We remain yours faithfully اجتناب شود.

• عبارت Yours Sincerely برای آقایان مجرد و یا آقایان متاهل و یا خانمهای مجرد و متاهل استفاده میشود.

• عبارت Yours Faithfully برای آقایانی و خانم هایی که اسمشان را نمی دانیم و برای ارگان هایی از قبیل مراکز درمانی،مراکز نظامی، مراکز آموزش عالی، دانشگاه ها و … استفاده می شود. امضا نمودن پایان نامه ها به همراه ذکر نام امضا کننده و یا اشاره به سمت ایشان جزء ملزومات می باشد.

نکاتی که در مکاتبات انگلیسی از طریق فکس باید در نظر گرفته شود

به دستگاهی که امکان ارسال و دریافت سریع تصویر نامه های انگلیسی ، اسناد ، عکس و … را دارد فکس و یا فاکس گفته می شود . این دستگاه ها پس از دریافت سند مربوطه در داخل دستگاه و با استفاده از یک نور مستقیم سند را مورد اسکن قرار می دهند . مقدار نوری که به نوشته ها و عکسها برخورد می کند اندازه گیری می شود . بخش های تیره و سیاه نور را منعکس نمی کنند در نتیجه سنسورها در حالت خاموش قرار می گیرند اما قسمت های سفید نور را منعکس می کنند . بدین ترتیب الگویی از سیستم های خاموش و روشن پدید می آید که از طریق خط تلفن به دستگاه گیرنده طرف مقابل ارسال می شود . دستگاه گیرنده نیز با استفاده از سنسورهای حرارتی این الگوها را که بصورت علائم الکتریکی اند دریافت و از نسخه کپی برداری می کند.

روش تهیه یک نامه اداری انگلیسی برای ارسال با سیستم فکس

۱٫ سربرگ فرستنده دارای اطلاعات کامل از قبیل آدرس،نام شرکت وتلفن ها می باشد.

۲٫ در بخش سمت چپ بالای صفحه سربرگ کلمه ارسال با فکس نوشته می شود.

ارسال با فکس Fax message

به آقای کاپریو- شرکت ساتکس To: Mr. Caprio , Satex S.P.A

از طرف علی محرابیFrom: Ali Mehrabi

شماره فکس گیرنده Fax , No: (06)4714337

موضوع (توضیح خسارت وارده به محموله) Subject: Explanation of damaged cargo (order No 1335p)

تاریخ کامل Date : 19th October 2001

تعداد صفحاتPage: 1

متن اصلی نامه:

Regarding order No1335p , concerning stone processing machinery, we like to inform you that the machine packed in container No SUCE 17534415 was opened by Iran custom in order to be checked with packing list, unfortunately through poor lashing the machine was slipped aside and made damage to container side wall and itself… All necessities such as survey through independent survey company has carried out, documents should be submitted through DHL system.

Ali Mehrabi

نام امضا کننده پیام

مقام امضا کننده پیام

روش ارسال یک نامه اداری با سیستم پست الکترونیکی

پست الکترونیکی (ایمیل) سالهاست که به یکی از پرکاربردترین ابزار ارتباطی تبدیل شده و هرکسی می تواند آدرس ایمیل داشته باشد. با ورود به سیستم سرویس دهندگان مانند yahoo، Hotmail،Gmail که همگی یک کار را انجام میدهند می توانید برای خودتان آدرس ایمیل درست کنید. مثالا name2@mail2.com

حال اگر کسی بخواهد به شما ایمیل انگلیسی ارسال کند آدرس شما را در سیستم مشخص می کند و سپس روی دکمه ارسال کلیک می کند، سرور ایمیل شخص ارسال کننده به سرور ایمیل شما وصل می شود و متن به سرور شما می رسد. حالا وقتی که شما به سرور خود وصل شدید پیام شما بصورت فایل در صندوق پیامها قرار می گیرد.

Email: messages distributed by electronic means from one computer user to one or more recipients via a network.

توصیه امنیتی

با توجه به نفوذ هکرها در سیستم ایمیل شما پیشنهاد می شود که نقل و انتقال مالی،متن های قرارداد، یادداشت های محرمانه،ارسال اطلاعات حسابهای مالی نزد بانک ها،ارسال کدهای بانکی و … از طریق ایمیل صورت نپذیرد.

پیامهای ایمیلی از روش وآیینی که در نامه و فکس مورد استفاده قرار می گیرد پیروی می کند، مثلا برای شروع می توانیم از Dear Mr. Parker و برای پایان محترمانه از Thanks&Regards و امثالهم استفاده کنیم.

یک نمونه از پیام ایمیلی

art15_21

بندهای مختلف یک پیام ایمیلی عبارتند از

۱٫ آدرس ایمیل ارسال کننده پیام ( From )

۲٫ آدرس ایمیل گیرنده پیام (To)

۳٫ آدرس ایمیل کسی که باید رونوشت پیام را دریافت کند (cc: carbon copy)

۴٫ اگر نخواهیم گیرنده اصلی بداند که چه کسی رونوشت را دریافت می کند (bcc: blind carbon copy)

۵٫ تاریخ و زمان (date)

۶٫ موضوع (subject)

۷٫ فرستنده ایمیل از نام و لقب مخاطب استفاده نموده (Dear Capt.Varaseh)

۸٫ متن پیام ( message body)

۹٫ نوع دیگری از نوشتار در پایان نامه که برای اشخاص استفاده می شود ( warm regards)

۱۰٫ نام امضا کننده پیام (Mahdi Mobarakabadi)

۱۱٫ اطلاعات کامل آدرس و تماس ها ( Address information)

در مکاتبات ایمیل بعضی اوقات افراد از اختصارات استفاده می کنند که به TLAS معروف است به معنی three letter acronyms که در اینجا ما به برخی از این اختصارات اشاره می کنیم.

AFAIK: As Far As I Know

BFN: Bye For Now

BTW: By The Way

COB: Close Of Business

FYI: For Your Information

IOW: In Other Words

NRN: No Reply Necessary

OTOH: On The Other Hand

ASAP: As Soon As Possible

طراحی نگارش مکاتبات انگلیسی بازرگانی

۱٫ قبل از نگارش و ارسال نامه یک متن از موضوعات مختلفی که در نظر دارید تهیه نمایید.

۲٫ با چند بار مرور سعی کنید در صورت وجود متن های غیر ضروری آنها را حذف نمایید.

۳٫ جمله یا پاراگراف اول نامه مهمترین قسمت نامه می باشد که می تواند اثر مطلوبی از شما و شرکت شما در خواننده بوجود آورد ، در این پاراگراف حتما باید به خاطر نامه ای که از سوی خریدار برای شما ارسال شده تشکر نمایید ( در صورت دریافت درخواست از سوی خریدار). در صورت لزوم خود و شرکت خود را معرفی نمایید و سپس هدف نامه را مشخص کنید.

مثال

Thank you for your enquiry dated 8th July in which you asked us about our green onyx stone. As you have probably seen at Xiamen exhibition China, our green onyx blocks being retailed in leading stone factories throughout Far East.

پاراگراف های میانی

این پاراگراف قسمت اصلی نامه محسوب می شود و به پرسش هایی که می خواهید بپرسید مربوط میشود . اصطلاحا این پاراگراف به پاراگراف برنامه ریزی مشهور است.

مثال

I would be glad to inform you that we can certainly supply you with the cut to size green onyx in order to cover the floor , enclosed you will find a catalogue illustrating our wide range of products currently used in luxury apartments ,churches, state owned offices and five stars hotels.

پاراگراف آخر

چنانچه در ابتدای نامه تشکر نکرده اید حتما زمان اتمام نامه این کار را انجام دهید. با کلمات مناسب ارتباط خود را با خریدار تقویت نمایید و عنوان کنید که منتظر پاسخ او می باشید. نامه را باید طوری بنویسید که همواره راه بازگشت برای خریدار هموار باشد.

مثال

Kindly note that prices are on base of FOB Iran ports, but no matter if you ask for C&F your ports. We look forward hearing from you soon.